Sıkça Sorulan Sorular

1.Başvuru dosyası hazırlarken nelere dikkat etmeliyim?

Başvuru, sorumlu araştırmacı tarafından başvuru formu kullanılarak eksiksiz biçimde hazırlanmalıdır. Formdaki araştırmayla ilgili tüm bölümler doldurulmalı, uygun seçenekler işaretlenmeli ve gerekli imzalar tamamlanmalıdır.
Araştırmanın amacı, gerekçesi, yöntemi, katılımcı özellikleri, veri toplama süreci ve kullanılacak tüm yöntemler açık, tutarlı ve etik değerlendirmeye elverişli biçimde açıklanmalıdır.
Anket, ölçek, test, mülakat, odak grup, gözlem, resim, çizim, ses veya görüntü kaydı gibi veri toplama araçlarının son hâlleri başvuru dosyasına eklenmelidir.
Katılımcılara sunulacak Gönüllüyü Bilgilendirme ve Aydınlatılmış Onay Formu başvuruya eklenmelidir. Çevrim içi araştırmalarda katılımcının açık biçimde “Onaylıyorum / Onaylamıyorum” seçeneğiyle karar verebilmesi sağlanmalıdır.
18 yaşından küçük veya karar verme yeterliği bulunmayan katılımcıların araştırmaya dâhil edilmesi hâlinde veli/yasal temsilci onamı ve katılımcının yaşına ve gelişim düzeyine uygun bilgilendirme metni hazırlanmalıdır.
Toplanacak kişisel veriler veri minimizasyonu ilkesine uygun olmalı; verilerin kimler tarafından, nerede, ne kadar süreyle saklanacağı, nasıl korunacağı ve ne zaman/nasıl imha edileceği 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında açıklanmalıdır.
Araştırmanın belirli bir kurum veya kuruluşta yürütülmesi için izin gerekiyorsa ilgili izin belgesi başvuruya eklenmelidir. İlgili kurum izni etik kurul kararından sonra veriliyorsa başvuru formunda, etik kurul uygunluk kararının ardından kurum izninin alınacağı açıkça belirtilmelidir.
Etik Kurul başvuruyu yalnızca bilimsel araştırma etik ilkelerine uygunluk açısından değerlendirir; araştırmanın bilimsel yeterliği, akademik başarısı veya yayınlanabilirliği kurulun değerlendirme kapsamında değildir.

2.Başvurumu ne zaman yapmalıyım?

Başvuruların Etik Kurul toplantı gündemine alınabilmesi için, eksiksiz başvuru dosyasının ilan edilen toplantı takviminde belirtilen son başvuru tarihine kadar Etik Kurul Sekretaryasına ulaştırılması gerekir.
Son başvuru tarihinden sonra ulaştırılan dosyalar, kural olarak bir sonraki Etik Kurul toplantısının gündemine alınır.
Başvuru dosyasında eksiklik bulunması, düzeltme istenmesi veya bağımsız uzman görüşüne ihtiyaç duyulması hâlinde değerlendirme süreci uzayabilir.
Başvuru sahiplerinin web sayfasında yayımlanan güncel başvuru ve toplantı takvimini takip etmeleri gerekir.

3.Araştırmaya başlama tarihimi nasıl belirlemeliyim?

Etik Kurula sunulan bir araştırma ancak Etik Kurulun uygunluk kararından sonra başlatılabilir. Bu nedenle başvuru formundaki araştırmaya başlama tarihi, planlanan toplantı ve kararın bildirilme süresi dikkate alınarak belirlenmelidir.
Etik Kurul kararı alınmadan önce katılımcı temini, veri toplama, anket veya ölçek uygulama, görüşme, gözlem, deneysel uygulama, ses veya görüntü kaydı gibi araştırma faaliyetlerine başlanmamalıdır.
Başvurunun görüşülerek karara bağlandığı toplantıdan sonra değerlendirme sonucu, Yönerge uyarınca en geç 7 gün içinde sorumlu araştırmacıya yazılı olarak bildirilir. Kurul, gerekçe göstermek şartıyla bu süreyi iki aya kadar uzatabilir.
Başvuru sahiplerinin olası ön inceleme eksiklikleri, revizyon ve uzman görüşü süreçleri için araştırma takviminde yeterli süre bırakmaları önerilir.

4.Başvuru dosyasını etik kurula nasıl iletirim?

Başvuru dosyası, web sayfasında ilan edilen son başvuru tarihine kadar aşağıdaki yollardan biriyle Etik Kurul Sekretaryasına iletilir:
Islak imzalı başvuru: Başvuru dosyası gerekli imzaları ve ekleri tamamlanmış hâlde Etik Kurul Sekretaryasına teslim edilir. Dosya biçimsel ön incelemeden geçirilir; eksiklik bulunmaması hâlinde kayıt işlemi yapılır.
Elektronik imzalı başvuru: Başvuru dosyası imzalı, ekleri tam, net ve okunabilir tek bir PDF dosyası hâlinde EBYS üzerinden gönderilir.
EBYS dosya kodu ve klasör yolu ile sekretarya iletişim bilgileri web sayfasındaki güncel duyurudan kontrol edilmelidir.
E-posta yoluyla gönderilen başvurular resmî başvuru olarak kabul edilmez.

5.Başvurunun değerlendirilmesi ve karar süreçleri nasıl yürütülür?

Etik Kurul Sekretaryasına ulaşan başvuru öncelikle evrak, imza, ekler ve form bütünlüğü bakımından biçimsel ön incelemeye tabi tutulur.
Usulüne uygun olmayan veya eksik bulunan başvurular değerlendirmeye alınmadan önce başvuru sahibine bildirilir. Eksikliklerin tamamlanmasının ardından başvuru yeniden sunulur.
Biçimsel ön incelemesi tamamlanan başvurular, Etik Kurul Başkanınca kurulun yapacağı ilk toplantının gündemine alınır.
Etik Kurul başvuruyu bilimsel araştırma etik ilkeleri açısından inceler. Kurul gerekli gördüğünde araştırmacıdan ek bilgi veya belge isteyebilir, ilgili kişileri dinleyebilir ya da bağımsız uzman görüşüne başvurabilir.
Kurulun düzeltme istediği başvurular, istenen hususlar tamamlanarak tüm ekleriyle birlikte yeniden sunulur ve kurulun yapacağı ilk toplantıda tekrar değerlendirilir.
Değerlendirme sonucu, başvurunun karara bağlandığı toplantıdan sonra en geç 7 gün içinde sorumlu araştırmacıya yazılı olarak bildirilir. Kurul, gerekçe göstermek şartıyla bu süreyi iki aya kadar uzatabilir.
Bir başvuru, etik açıdan gerekli görülmesi hâlinde birden fazla düzeltme sürecine tabi tutulabilir.

6.Geriye dönük etik kurul uygunluk kararı alınabilir mi?

Hayır. Etik Kurul uygunluk kararı araştırma başlamadan önce alınmalıdır.
Etik Kurul kararı alınmadan veri toplamaya başlanmış, veri toplama süreci tamamlanmış veya araştırma sonuçlandırılmış çalışmalar için geriye dönük etik kurul uygunluk kararı verilmez.

7.Başvuru formu İngilizce olarak doldurulabilir mi?

Başvuru ve karar sürecinde resmî yazışma dili Türkçedir. Bu nedenle başvuru formunun Türkçe hazırlanması esastır.
Araştırmanın niteliği gereği İngilizce veri toplama aracı, ölçek, bilgilendirme metni veya başka bir belge kullanılacaksa bu belgeler başvuruya eklenebilir. Etik değerlendirme için gerekli görülmesi hâlinde belgelerin Türkçe karşılıkları da istenebilir.
Başvuru formunun tamamının İngilizce hazırlanmasının zorunlu olduğu özel durumlarda, başvuru öncesinde Etik Kurul Sekretaryasıyla iletişime geçilmelidir.

8.Etik kurul onay belgesi İngilizce olarak alınabilir mi?

Evet. Başvuru sahibinin yazılı talebi üzerine, Türkçe etik kurul karar belgesinin İngilizce karşılığı hazırlanabilir.
Talebin, kararın bildirilmesinden sonra Etik Kurul Sekretaryasına dilekçe ile iletilmesi gerekir. İngilizce belge, Türkçe kurul kararının yerine geçmez ve Türkçe kararın İngilizce karşılığı niteliğindedir.

9.Güncel başvuru ve toplantı tarihlerini nereden öğrenebilirim?

Güncel son başvuru ve toplantı tarihleri Etik Kurulun web sayfasında duyurulur.
Başvuru sahipleri, dosyalarını hazırlarken web sayfasındaki “Güncel Başvuru ve Toplantı Takvimi” bölümünü esas almalıdır. Takvimde belirtilen son başvuru tarihi, ilgili toplantının gündemine alınacak dosyalar için geçerlidir.